采购单员工作流程（整理一个档案留存，防止旺店通数据有变）
全流程：开单 → 付款 → 入库预约 && 生产加工
采购统计查询：「统计」 → 「采购」→ 「采购汇总帐」
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采购开单
系统路径：采购 → 采购开单
采购员确认合同以及下单产品数量、单价、总额，根据入库仓库选择收货仓库。
- 进入「采购」模块，点击「采购开单」
- 选择供应商，填写采购货品明细（品名、数量、单价）
- 选择收货仓库（如深圳仓、郑州仓等）
- 确认付款方式：挂账/现结/到付
- 跟单员自行审核或提交负责人审核
入库预约
系统路径：采购 → 入库预约单
采购跟单根据供应商出货时间和明细关联采购单，预约仓库到货，方便仓库提前准备。
- 进入「采购」模块，点击「入库预约单」
- 关联对应的采购订单
- 填写预计到货时间和到货明细
- 跟供应商及时沟通出货信息
- 仓库收到货但无预约单时，需及时补做
- 现阶段：需要补录2026年1月1日之后所有采购单以及所有未完结采购单
- 现阶段：未完结采购单(已到货)，操作如下
- 现阶段：进入「仓储」→「入库管理」→「采购入库」根据采购单情况自行选择开单入库
- 现阶段：进入「仓储」→「出库管理」→「其他出库」出库原因：未完结采购单出库(已到货)
- 现阶段：注意入库和出库操作需要连贯，切勿耽搁时间过长，会影响仓库真实库存
采购退货与维修
系统路径：采购 → 采购退货开单
根据仓库提供的瑕疵品信息，进行退货或维修处理。
- 进入「采购」→「采购退货开单」，创建退货单
- 选择供应商、出货仓库、关联采购员
- 引用采购单货品
- 填写退货数量、单价、金额、退货原因
生产加工
系统路径：货品 → 生产
先采购面料到对应仓库，然后做生产开单，选择面料、填写加工费用、选择成品，系统自动分摊成本。
- 先采购面料入库到对应仓库
- 进入「货品」模块，点击「生产」
- 创建生产单，选择面料和成品
- 填写加工费用，分摊到成品成本
- 根据生产进度跟踪加工状态
- 瑕疵品返厂：采购 → 采购退货开单
仓库入库工作流程
入库全流程：到货验收 → 质检加工 → 成品上架 → 异常处理
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到货验收
系统路径：仓储 → 入库管理 → 采购入库
仓库验收员进行货品验收清点，引用入库预约单建采购入库单，核对到货数量。
- 进入「仓储」→「入库管理」→「采购入库」
- 引用对应的入库预约单
- 实物清点，核对到货数量与预约数量
- 数量有问题时，驳回审核重新编辑
- 确认无误后提交入库单
质检/加工
系统路径：仓储 → 入库管理
区分合格品和瑕疵品，根据欠单安排优先级，进行质检加工。
- 清点货品数量并审核入库单
- 审核前半成品为采购到货量，审核后为采购未上架
- 对货品进行质检，区分合格/瑕疵
- 根据欠单信息安排加工优先级
- 加工完成后再次清点数量
成品上架
系统路径：仓储 → 货品上架
成品加工好之后上架，由杜玉杰负责，使用电脑系统操作，上架到自由区。
- 成品报仓后，进入「仓储」→「货品上架」
- 将成品上架到自由区
- 确认货位信息，完成上架
瑕疵品处理
系统路径：仓储 → 采购退货开单
瑕疵品先移位到待修区，核对后评判是否返厂，联系采购员确认后走采购退货出库。
- 仓储 → 移位单：瑕疵品移位到待修区
- 刘佳佳核对待修区实物数量
- 评判是否需要返厂维修
- 联系采购员确认返厂事宜
- 确定返厂后，走采购退货开单出库
发货/售后工作流程
订单全流程：审核 → 打单 → 拣货 → 验货打包 → 发货 → 售后
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订单审核
系统路径：销售 → 订单审核
每单都人工审核，快递默认顺丰陆运，检查货品、物流、备注，执行换码、换快递等操作。
- 进入「销售」模块，点击「订单审核」
- 检查订单货品信息是否正确
- 确认物流方式（默认顺丰陆运）
- 查看买家备注，执行换码/换快递
- 审核通过后订单进入排队中
打单拣货
系统路径：仓储 → 销售出库 → 单据处理 / PDA
打单员按单件/多件分组打印，拣货员领取拣货任务（手牌/波次号），使用PDA拣货。
- 打单员：仓储 → 销售出库 → 单据处理
- 按拣货分组（单件/多件）批量打印
- 单件订单使用一单一货验货方式，多件使用出库验货方式
- 二楼多仓库拣货，需要切换仓库领取任务，并且打印多单快递单也需要把电脑切换到对应仓库去打印
- 拦截撤回：PDA扫描退货入库
打包发货
系统路径：仓储 → 销售出库 → 验货 & 仓储 → 销售出库 → 单据处理 / 物流同步
打包员扫描快递单号和货品条码，确保发货正确，录制打包视频，完成封装。
- 进入「仓储」→「销售出库」→「验货」
- 扫描快递单号调出订单，确认无误后进行打包封装
- 系统自动录制打包视频
- 打包完成后订单状态更新为已发货
- 物流信息自动同步到对应平台
售后退回
系统路径：仓储 → 入库管理 → 销售退货
退回仓库的货品，重新检修入库，并关联相应订单
- 拆包视频检查一下货品对不对版
- 订单货品和退回货品一致，全部关联
- 订单货品和退回货品不一致，创建销退预入库单，客服/销售自己关联
- 交给售后质检员去检查
- 检修无误后，使用PDA扫码上架
产品/运营/审单工作流程
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产品
店铺平台管理系统路径：个人中心 → 商品管理
私域平台上下架商品，关联erp商品，把控商品的预售等
- 进入「个人中心」模块，点击「商品管理」
- 商品管理模块创建商品链接
- 维护各个商品链接准确信息
- 关联对应仓库货品
- 管控单个规格的货品预售和非预售状态
运营
系统路径：货品 → 货品档案 & 仓储 -> 库存信息 -> 库存管理
维护旺店通货品档案，以及郑州各仓的货品和库存信息
- 进入「货品」模块，点击「货品档案」
- 货品档案信息创建更新
- 进入「仓储」模块，选择「库存信息」，点击「库存管理」
- 根据销售需求，郑州发货的需在仓储->库存管理，郑州各销售仓库添加货品信息
审单
店铺平台管理系统路径：订单管理 → 售后管理 && 旺店通系统路径：订单 -> 订单审核 & 仓储 -> 销售出库 -> 单据处理
订单审核以及郑州发货的旺店通操作
- 选择「订单管理」→「售后管理」，订单审核
- 针对单个私域售后订单审核通过/驳回，注：驳回需填写驳回原因
- 旺店通郑州发货操作
- 选择「订单」→「订单审核」
- 修改仓库为指定郑州仓，订单审核，注：无效物流时，修改物流方式为手填顺丰
- 选择「仓储」→「销售出库」->「单据处理」
- 修改物流方式(手填顺丰)->填写物流单号->立即发货
客服/销售工作流程(手工建单：新乡往郑州调货(价格填原货价)、发货给博主(价格填原货价)、调货拍照(最终返回新乡仓，价格填0)可建手工单)
公域客服：订单处理 · 售后处理 · 平台货品管理 & 私域销售：创建订单 · 售后处理
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订单处理
店铺平台管理系统路径：订单管理 → 订单列表 && 系统路径：销售 → 订单审核 & 仓储 -> 销售出库 -> 单据处理
下单、修改、标注等售前操作流程
- 公域客服：
- 修改订单货品、物流方式、添加备注和标签，处理换码、调拨等需求
- 检查物流同步状态，同步失败的联系旺店通排查，并手动填到店铺。即将超时的订单，可以先审核，进行预同步物流
- 定期检查平台商品与系统货品的匹配关系，确保订单抓单正常
- 郑州发货旺店通操作：销售->订单审核改郑州仓->订单审核->仓储->销售出库->原始单据->修改物流方式(手填顺丰)->填写物流单号->立即发货
- 私域客服：
- 「订单管理」→「订单列表(新)」->「新建订单」 || 「快捷操作」→「订单创建」&「订单快件」进行下单
- 待发货之前可以修改订单货品、收货地址、订单备注，添加订单的特殊标记，如：红旗子加急，紫旗子先不发
- 郑州发货联系审单人员
售后换货
店铺平台管理系统路径：订单管理 → 订单列表 && 系统路径：销售 → 预订单 → 换货单 & 销售 -> 售后管理 -> 退换管理
根据退货入库情况审核换货单；原始订单查不到时手工抓单。
- 公域客服：
- 平台换货处理，根据退货入库情况，审核系统自动生成的换货单，检查货品和物流方式
- 进入「销售」→「预订单」->「换货单」->「转审核」即可，注：严禁手工建单换货
- 核对退货入库，检查换货货品
- 选择物流方式，审核通过
- 手工抓单：销售 → 新增订单 → 手工抓单
- 私域客服：
- 店铺管理平台「订单管理」→「订单列表(新)」->「申请售后」即可，注：严禁手工建单换货
- 订单退货退款/换货，换码发货的货品以及发货和售后退货不一致货品，须查明原因再进行旺店通关联。
- 旺店通「仓储」→「入库管理」->「退货入库管理」||「退货预入库单」，注：严禁强制关联
- 检查物流同步状态，同步失败的联系it排查
物流同步
系统路径：销售 → 信息同步 → 物流同步
检查物流是否同步成功，同步失败的联系旺店通排查，并手动填到店铺后台。
- 公域客服：
- 进入「销售」→「信息同步」→「物流同步」
- 查看物流同步状态
- 筛选同步失败的订单
- 联系旺店通查看失败原因
- 手动把物流单号填到店铺后台
- 私域客服：
- 物流状态问题联系it处理
财务工作流程
账款管理 · 结算对账 · 成本核算 · 统计报表
点击流程节点，查看详细系统操作步骤
单据结算
系统路径：账款 → 单据结算
对已完结采购单进行结算，管理供应商往来，导出物流单与快递公司对账。
- 进入「账款」模块，点击「单据结算」
- 对已完结采购单进行采购结算
- 管理和供应商之间的往来账款
- 物流单管理，导出使用记录
- 和快递公司进行对账结算
往来管理
系统路径：账款 → 往来管理
对供应商进行付款、预付款，查看往来明细和总账，所有操作留痕。
- 进入「账款」模块，点击「往来管理」
- 选择供应商查看往来账目
- 查看往来明细和总账
- 对供应商进行付款或预付款
- 所有付款操作均有留痕记录
成本与统计
系统路径：账款 → 存货成本 / 统计 → 各报表
定期核查存货成本，查看销售统计、库存台账、发货汇总等报表。
- 存货成本：账款 → 收入成本 → 存货成本
- 定期核查，及时更新成本信息
- 销售统计：统计 → 销售统计
- 库存台账：统计 → 库存
- 发货汇总：统计 → 发货
系统管理与基础设置
员工权限 · 店铺货品 · 系统配置 · 库存查询
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员工权限
系统路径：设置 → 基本设置 → 员工 / 安全设置 → 员工权限
负责新增员工账号，分配功能模块权限，管理员工角色。由卢超强负责。
- 进入「设置」→「基本设置」→「员工」
- 新增员工账号，填写基本信息
- 进入「安全设置」→「员工权限」
- 为员工分配角色和功能模块权限
- 员工离职时禁用账号
店铺与货品
系统路径：设置 → 店铺 / 货品 → 货品档案
店铺授权抓单（张佳伦）、货品档案录入（韩莹莹）、供应商信息维护（采购）。
- 店铺管理：设置 → 基本设置 → 店铺
- 店铺授权、抓单、返款跟进（张佳伦）
- 货品档案：货品 → 货品档案（韩莹莹）
- 供应商管理：设置 → 基本设置 → 供应商（采购）
系统配置
系统路径：设置 → 基本设置 → 物流/流程/打印
物流仓库设置、订单流程策略、打印视频模板等系统级配置，由旺店通技术人员负责。
- 物流仓库：设置物流授权、网点、打印模板
- 流程策略：选仓、选快递、拣货分组、货位分配
- 打印设置：条码打印、货位打印模板
- 视频设置：打包和退货视频录制规则
- 系统设置：基本运行逻辑，勿随意改动
库存与调拨
系统路径：仓储 → 库存信息 / 货品调拨
库存信息查询（所有人）、货品调拨（吕晨曦/打单员/上架员）、货品盘点。
- 库存查询：仓储 → 库存信息（所有人）
- 查看库存量、欠单量、在途量、出入库
- 货品调拨：仓储 → 货品调拨
- 部门间借货调拨，打单员审核
- 货品盘点：仓储 → 货品盘点（仓库）
各职位工作流程详细说明
一、采购跟单员
采购跟单员是采购流程的核心角色，负责从采购下单到入库预约的全流程操作。主要工作包括：
- 采购开单：确认合同信息，选择收货仓库，填写货品明细和价格，提交采购订单。付款方式分为挂账（到货后结算）、现结（全款发货）、到付（定金发货+到货尾款）。
- 采购审核：跟单员可自行审核，也可设置采购负责人审核。审核内容包括货品明细、数量、单价、仓库等信息。
- 入库预约：根据供应商出货时间创建入库预约单，关联采购单，方便仓库提前准备。如仓库收到货但无预约单，需及时补做。
- 采购退货：瑕疵品需要返厂维修时，创建采购退货单出库，维修完成后重新引用采购单入库。
- 生产加工：面料采购到仓后，创建生产加工单，选择面料和成品，填写加工费用，系统自动分摊成本。
二、仓库入库
负责货品从到货到上架的全流程，确保库存准确。主要岗位包括：
- 仓库验收员（刘佳佳）：负责到货验收，引用入库预约单创建采购入库单，实物清点核对数量。数量有问题时驳回重新编辑。
- 货品质检（杜玉杰）：清点货品数量并审核入库单，审核前半成品为采购到货量，审核后为采购未上架。
- 欠单加工（张利红）：根据欠单信息安排质检加工优先级，加工完成后再次清点。
- 成品核对（杜玉杰）：负责加工出货数量核对，合格成品转包货区，瑕疵品转到次品区。
- 成品上架：成品加工完成后，从采购未上架移到自由区，使用电脑端操作。
- 瑕疵品处理：刘佳佳核对待修区数量，评判是否返厂，联系采购员确认后走采购退货出库。
三、发货/售后
负责订单从审核、发货到售后的全流程，确保订单准确及时发出。主要岗位包括：
- 打单员：负责订单审核（检查货品、物流、备注，执行换码/合单/换快递），批量打印面单，按单件/多件分组拣货。默认快递为顺丰陆运。
- 拣货员：负责按单拣货，单件拣货和多件拣货都使用PDA操作，单件使用一单一货验货方式，多件使用出库验货方式，二楼多仓库拣货，需要切换仓库领取任务，并且打印多单快递单也需要把电脑切换到对应仓库去打印。
- 打包员：负责出库验货（扫描快递单和货品条码），打包封装，录制打包视频，确保发货正确率。
- 拦截撤回：拣货过程中发现撤单，使用PDA扫描物流单号退货入库，然后上架到原货位。
- 售后退回：
- 1：拆包视频检查一下货品对不对版
- 2：订单货品和退回货品一致，全部关联
- 3：订单货品和退回货品不一致，创建销退预入库单，客服/销售自己关联
- 4：交给售后质检员去检查
- 5：检修无误后，使用PDA扫码上架
四、产品/运营/审单
产品/运营负责创建商品链接，上架货品至销售仓库，旺店通全品类货品档案以及郑州各销售仓库的货品信息维护，。主要岗位包括：
- 产品：根据销售需求在店铺管理平台->商品管理模块创建商品链接，关联对应仓库货品，负责管控预售和非预售货品状态。
- 运营：旺店通货品->货品档案信息创建更新，根据销售需求，郑州发货的需在仓储->库存管理，郑州各销售仓库添加货品信息
审单负责私域订单的售后审核工作，郑州发货的物流信息同步。主要包括：
- 订单审核：私域售后订单审核，对照订单信息，确认无误
- 郑州发货：在旺店通订单审核改发货仓库->订单审核->仓储->销售出库->原始单据->修改物流方式(手填顺丰)->填写物流单号->立即发货
五、客服/销售(手工建单：新乡往郑州调货(价格填原货价)、发货给博主(价格填原货价)、调货拍照(最终返回新乡仓，价格填0)可建手工单)
公域客服负责订单修改、售后处理、平台货品管理等工作，主要工作包括：
- 订单修改：修改订单货品、物流方式、添加备注和标签，处理换码、调拨等需求。
- 换货单审核：根据退货入库情况，审核系统自动生成的换货单，检查货品和物流方式。
- 手工建单/抓单：订单即将超时，需发送小礼品使用手工建单；原始订单查不到时手工抓单。
- 物流同步：检查物流同步状态，同步失败的联系旺店通排查，并手动填到店铺。即将超时的订单，可以先审核，进行预同步物流
- 平台货品匹配：定期检查平台商品与系统货品的匹配关系，确保订单抓单正常。
- 郑州发货：在旺店通订单审核改发货仓库->订单审核->仓储->销售出库->原始单据->修改物流方式(手填顺丰)->填写物流单号->立即发货
私域销售负责创建订单，修改订单、售后处理等工作，主要工作包括：
- 创建订单：根据客户需求在店铺管理平台创建新的销售订单。现货并且未开预售的货品系统自动推送至旺店通
- 订单修改：待发货之前可以修改订单货品、收货地址、订单备注，添加订单的特殊标记，如：红旗子加急，紫旗子先不发。
- 手动关联：换码发货的货品以及发货和售后退货不一致货品，须查明原因再进行旺店通关联。注：严禁强制关联
- 物流同步：检查物流同步状态，同步失败的联系it排查。
- 郑州发货：联系审单人员
六、财务
财务负责账款管理、结算对账、成本核算等工作。主要工作包括：
- 单据结算：对已完结采购单进行结算，管理供应商往来，导出物流单与快递公司对账。
- 往来管理：查看供应商往来明细和总账，处理付款和预付款，所有操作留痕。
- 存货成本：定期核查存货成本，及时更新成本信息，确保成本核算准确。
- 统计报表：查看销售统计、库存台账、库龄分析、发货汇总等报表。
七、系统管理与基础设置
系统管理负责基础数据维护和系统配置，确保系统正常运行。主要岗位包括：
- 员工权限（卢超强）：新增员工账号，分配功能模块权限，管理员工角色。
- 店铺管理（张佳伦）：店铺授权抓单，授权金额返款跟进，维护店铺信息。
- 货品档案（韩莹莹）：录入货品名称、条码、类别、规格等基础信息。
- 供应商管理（采购）：维护供应商信息、结算方式、账期等。
- 货品调拨（吕晨曦）：部门间借货调拨，退货仓到正品仓的调拨上架。
- 系统配置（旺店通）：物流仓库设置、流程策略、打印模板、视频录制等系统级配置。
八、通用功能（所有人可用）
- 订单管理：查看订单信息、状态和操作日志。
- 原始订单：查看店铺原始订单递交状态和失败原因。
- 库存信息：查看可发库存量、欠单量、在途量、库存变化等。
- 出入库管理：查看所有出入库单据和明细。